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Frischekick für Meetings

Je weiter oben in der Führungsebene angekommen, desto mehr Zeit vergeht mit Meetings – zur Abstimmung, zur Information, zur Planung... Die im Patientenbetrieb so oft geforderte Effizienz bleibt gerade hier dann oft auf der Strecke.


FOTO: fotolia/ dny3d

Zweifelsohne sind Zusammenkünfte zum Wissens- und Informationsaustausch gerade in großen Teams wichtig. Viele Beteiligte könnten einfach auf einen gemeinsamen „Stand“ gebracht werden, ohne dass der Stille-Post-Effekt eintritt. Face-to-Face können Themen mitunter rascher geklärt und Missverständnisse besser aus dem Weg geräumt werden – soweit die Theorie. In der Praxis kommt es aber oft zu langen Sitzungen mit wenig konkretem Output.

  1. Klären Sie, ob ein Meeting überhaupt erforderlich ist. Manchmal lässt sich mit einem kurzen E-Mail oder einem Telefonat ein Ergebnis rascher erzielen oder es tauchen neue Informationen auf, die ohnehin einer Abklärung vor dem nächsten Meeting bedürfen.
  2. Schreiben Sie eine Agenda. Ein klarer Plan sorgt dafür, dass die Übersicht erhalten bleibt und das Ziel nicht aus den Augen verloren wird. Auf die Agenda sollen auch nur jene Punkte, die wirklich einer gemeinsamen Besprechung bedürfen. Sie ist der rote Faden durch das Meeting und die Basis für das anschließende Ergebnisprotokoll.
  3. Schränken Sie die Zeit ein: Wer von vornherein weiß, dass die Zeit knapp und nur wenig Spielraum vorhanden ist, die eigenen Anliegen vorzubringen, wird sich bemühen, kurz und knapp zu formulieren. Teilnehmer bleiben konzentriert und fokussiert.
  4. Einladungen versenden: Laden Sie nur ein, wer unbedingt dabei sein muss. Gleichzeitig kann es bei eingefahrenen Themen hilfreich sein, auch neue Perspektiven einzubringen und zum Beispiel Praktikanten oder neue Mitarbeiter einzubinden.
  5. Schluss mit Serienterminen: Nur weil mittwochs immer ein Teammeeting stattfindet, muss das nicht in Stein gemeißelt sein. Das Interesse bei Fixterminen lässt deutlich nach, daher sorgen Sie hier für Abwechslung.
  6. Binden Sie Mitarbeiter ein: Es muss nicht immer Ihr Part sein, durch das gesamte Meeting zu führen oder Themen vorzustellen. Abwechslung bringt neue Perspektiven, neuen Fokus und neue Ideen.
  7. Suchen Sie ungewohnte Orte: Auch hier gilt: Abwechslung tut gut. Machen Sie es wie kreative Agenturen und wählen Sie einen Meeting-Ort abseits des tristen Besprechungszimmers. Wie wäre es in der Cafeteria oder bei einem Spaziergang im Innenhof?
  8. Bringen Sie Bewegung in Meetings: Frontalvorträge machen Konferenzen langweilig, Meetings aber auch. Daher versuchen Sie es mit Flipcharts oder Präsentationswänden.
  9. Bleiben Sie stehen: Büromöbelhersteller haben den Trend erkannt und erforscht. Meetings im Stehen abgehalten sind wesentlich effizienter und produktiver und bringen auch für die Rückengesundheit ein Plus.
  10. Sorgen Sie für eine klare Meeting­kultur: Dazu gehören pünktliches Erscheinen, das Einhalten von Redezeiten und das Ausschalten von Handy und Laptop.

Wenn nichts mehr geht

Es gibt viele Gründe, warum Meetings plötzlich stocken und kein produktives Weiterkommen möglich ist. Hier helfen „Als ob-Fragen“ wie zum Beispiel:

  • Was würde passieren, wenn … in dieser Situation anders wäre?
  • Was würde … in dieser Situation machen? (das kann eine andere Person oder ein anderes Team oder auch der Patient sein)
  • Was ist das Schlimmste, was passieren könnte?
  • Wenn wir uns in einem Jahr wieder treffen, was soll dann anders sein?

Chefarzt/Chefärztin Abteilung Innere Medizin

Zentralkrankenhaus Bozen; CH-39100 Bozen [zur Ausschreibung]

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Arzt/Facharzt für Arbeitsmedizin in Leitungsfunktion (m/w)

BMW Group; 4400 Steyr
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Fachärztin/-arzt für Radiologie

Barmherzige Schwestern Krankenhaus Ried, 4910 Ried im Innkreis
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FA für Kinder- u. Jugendpsychiatrie und psychotherapeutische Medizin

PSN - Psychosoziales Netzwerk; 8940 Liezen
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