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Ausgetickt und weggezappt

Ein gutes Zeitmanagement soll helfen, rascher zu erledigen, was täglich auf der „To-do-Liste“ steht. Angesichts neuer Arbeitszeitregelungen für Ärzte ein Dauerbrenner-Thema, doch: Wo ist die Grenze?


„Herumzappen hat einen gravierenden Nachteil: Wir verlernen, dass wir uns für eine längere Zeitspanne auf eine Sache konzentrieren.“ Ivan Blatter, Buchautor und Personal Trainer für Zeitmanagement. FOTO: Sabine Vogt

In Zeiten schneller Informationen, neuer Technologien und Digitalisierung funktionieren viele traditionelle Methoden des Zeitmanagements nicht mehr. „Mit der Erreichbarkeit rund um die Uhr verschwimmt die Grenze zwischen Arbeits- und Privatleben. Wir brauchen neue Strategien, um diese optimal zu nutzen und Freiräume zu schaffen“, sagt Ivan Blatter, Buchautor und Personal Trainer für Zeitmanagement.
Es gibt kaum etwas anderes, das so gerecht verteilt ist wie die Zeit, denn alle haben 24 Stunden pro Tag und was heute „eingespart“ wird, kann nicht für morgen aufgehoben werden. „Wenn Zeitmanagement den Umgang mit der gegebenen Zeit verbessern soll, so ist Zeitmanagement im Grunde Selbstmanagement und Management der eigenen Ressourcen“, bringt es Blatter auf den Punkt. Diese Sichtweise öffnet neue Türen, denn Selbstmanagement heißt, dass jeder selbst dafür verantwortlich ist, was getan oder unterlassen wird. „Ein gutes Zeitmanagement beginnt daher nicht bei den Aufgabenlisten und endet beim Kalender, sondern umfasst eine neue Sichtweise auf das gesamte Leben“, so Blatter.

Das Ende der Illusion

Ausgerechnet Lothar Seiwert, Deutschlands führender Zeitmanagement-Experte, erklärte vor einigen Jahren das Scheitern des Zeitmanagements, denn trotz aller Produktivitätstipps zeigen Studien, dass Stress in den letzten Jahren zugenommen hat und der Trend weiter anhält. Ausbeuten statt ausschöpfen heißt das Credo, das auch vom klassischen Zeitmanagement bislang gut unterstützt wurde. Das Lernziel war es doch, immer mehr in den Tag zu pressen und mehr Aufgaben in weniger Zeit zu erledigen. „Ein neues Zeitmanagement hingegen muss nicht die Aufgaben und Belastungen optimal organisieren, sondern die Seite wechseln und den Menschen helfen, sich optimal aufzustellen. Es hilft, zu erkennen, was man kann und wirklich will, denn nicht jeder ist für jeden Job gleich gut geeignet. Wer viel Stress hat, muss nicht automatisch unzufrieden sein“, plädiert Blatter für ein großes Maß an Selbstreflexion.

Konzentration fehlt

Die ständige Erreichbarkeit, die neuen Möglichkeiten durch technische Innovationen und die immer höhere Geschwindigkeit, die das Berufs- und Privatleben taktet, sorgen dafür, dass viele hergebrachte und bewährte Methoden des Zeitmanagements nicht mehr funktionieren. „Inhalte werden so wie beim Fernsehen konsumiert: Wir wechseln ständig das Programm, um von allem etwas zu haben und nichts zu versäumen. Dieses Zappen trainiert uns darauf, dass wir immer wieder neuen Input benötigen, die Zeiteinheiten dazwischen werden immer kürzer. Dasselbe Phänomen können wir auch bei unserer Arbeit beobachten: hier schnell eine E-Mail lesen, dort rasch etwas lesen, hier gleich mal zuhören. Kaum ein Meeting vergeht, ohne ständig Seitenblicke auf das Smartphone zu werfen“, beschreibt Blatter das Umfeld. Das Herumzappen hat aber einen gravierenden Nachteil: Wir verlernen, dass wir uns für eine längere Zeitspanne auf eine Sache konzentrieren. Das macht es heutzutage auch so schwer, – große oder kleinere – Changeprozesse durchzumachen, denn jede neue Gewohnheit, jede Veränderung muss erst einmal „erlernt“ werden. Lernen erfordert Zeit, Aufmerksamkeit und Konzentration, die wir uns aber kaum gönnen.
Bei jedem von uns landen ständig neue Aufgaben, Informationen und Inputs, die unsere sofortige Aufmerksamkeit einfordern. Ob Computer, Handy, Kollegen oder Post – wir reagieren, indem wir versuchen, verschiedene Dinge gleichzeitig zu machen oder sehr schnell hin und her zu springen. Damit verlieren wir jede Effizienz und unsere Konzentration auf die aktuelle Aufgabe bricht zusammen. „Auch wenn es gerne anders behauptet wird: Wir können uns nur auf eine einzige Sache konzentrieren und tatsächlich springen wir zwischen den Aufgaben sehr schnell hin und her. Die Folge: Unsere Fehlerquote verdoppelt sich, wir werden gestresster und benötigen schlussendlich sogar mehr Zeit. Nicht zuletzt, weil wir die Fehler, die wir dadurch gemacht haben, wieder korrigieren müssen. Vom schlechten Eindruck, den wir damit hinterlassen, ganz zu schweigen“, mahnt der Zeitmanagement-Experte. Multitasking funktioniert nur, wenn wir nicht für beide Aufgaben unsere volle Aufmerksamkeit benötigen, wie etwa Joggen und Musik hören. „Wir können nicht jede Ablenkung vermeiden, aber wir können entscheiden, welche Ablenkungen wir dauerhaft zulassen und welche nicht“, so Blatter.

Arbeit darf Spaß machen, …

... muss sie aber nicht immer! Produktives Arbeiten ist nicht immer nur amüsant und unterhaltsam. Es darf zwar – ja, es muss sogar – Spaß machen, doch wir müssen auch fähig sein, weniger lustige Zeiten gut zu überstehen und trotzdem abends zufrieden zu sein. Produktives Arbeiten heißt deshalb, den Fokus auf Resultate zu legen und nicht immer nur auf den Entertainmentfaktor. Eine der weniger unterhaltsamen Aspekte ist der Umstand, dass jeder Tätigkeit eine Entscheidung zugrunde liegen muss, wie ein einfaches Beispiel zeigt: Sie nehmen an einer Konferenz teil, während dieser Zeit können Sie keine Patienten behandeln. Trotzdem ist die Teilnahme an der Konferenz vielleicht eine gute Idee, um Ihr Wissen zu erweitern, neue Therapiemethoden kennenzulernen oder Kontakte zu Kollegen zu knüpfen. Im Nachhinein erkennen Sie vielleicht, dass Sie lieber im Spital geblieben wären, weil nichts davon eingetreten ist. In den Wirtschaftswissenschaften taucht dieses Prinzip als „Opportunitätskosten“ auf, die den „entgangenen Nutzen“ bewerten.
Um also eine Entscheidung – unabhängig davon, ob gut oder schlecht – zu treffen, sind ein paar Grundsatzfragen zu beantworten, wenn ein Termin oder eine Aufgabe ansteht:

  • Was muss ich da genau tun?
  • Was wird erwartet?
  • Möchte ich das tun?
  • Habe ich genug Zeit, Energie und Lust?
  • Was muss ich zurückstellen, wenn ich zusage?

Nicht in Tools, Apps und Methoden liegt demnach das wahre „Geheimnis“ einer hohen Produktivität, sondern in Ihrem Wissen, was für Sie wichtig ist und welche Ziele Sie verfolgen möchten. Jede Entscheidung basiert auf Werten und Rollen. Es erfordert Mut, um sich von einigen dieser Werte und Rollen auch aktiv zu verabschieden, vor allem, wenn die Zeit knapp wird!

Das Hirn allein reicht nicht

Die wachsende Zahl an Methoden, Apps und Büchern über Zeitmanagement zeigt, dass die Anforderungen zunehmen und das Gehirn keine ausreichend große externe Festplatte ist. Das einfachste und schnellste Hilfsmittel ist nach wie vor Papier und Stift, aber auch der ständige Begleiter „Smartphone“ kann einfach zum Notieren verwendet werden. Erlaubt ist, was gefällt, aber Einfälle festzuhalten ist eines, sie danach nicht trotzdem zu vergessen, weil sie irgendwo in einer Tasche verschwunden sind, etwas anderes. Notizen müssen nicht nur festgehalten, sondern auch systematisch abgearbeitet werden“, erinnert Blatter. Ein gutes Zeitmanagement muss auf jeden Fall nebenbei laufen und darf nicht zum Selbstzweck werden, denn es soll Arbeit erleichtern und nicht zusätzlich Arbeit aufbürden.
Es gibt zwei Instrumente, die bestimmen, was wir den ganzen Tag über so tun: die Aufgabenliste und der Kalender. Es lohnt sich, zwischen beidem eine klare Grenze zu ziehen“, sagt Blatter, denn ein Termin beantwortet die Frage „Wann genau?“ und lässt sich meist schwer verschieben. Eine Aufgabe beantwortet die Frage „Was genau?“ und wird oft und gerne herumgeschoben. „Die Kunst beim Planen besteht also darin, die fälligen Aufgaben zu schaffen, alle Termine wahrzunehmen und weitere Aufgaben, die wichtig, aber (noch) nicht dringend sind, anzugehen. Deshalb muss heute ein guter Plan eine Spur legen, aber er darf uns nicht einschränken“, sagt Blatter.
Eine einfache Aufgabenliste reicht, denn sie garantiert, nichts zu vergessen. Wie detailliert Aufgabenlisten geführt werden, entscheidet jeder Anwender für sich selbst. Achten Sie jedoch darauf, dass sie lesbar und absolut verständlich ist. Dauert eine Aufgabe weniger als zwei Minuten, dann muss sie nicht auf die Liste, sondern wird sofort erledigt. Aufgaben, die Sie in fünf bis 15 Minuten erledigen können, sammeln Sie am besten auf einer Liste und erledigen Sie am selben Tag. Nehmen Sie sich im Verlaufe des Tages einmal die Zeit und arbeiten Sie die Liste ab.

Not-to-do-Liste

  • Morgens sofort E-Mails abrufen und beantworten
  • Aufgaben nicht zu Ende bringen
  • Unklare Aussagen akzeptieren
  • Auf Pausen verzichten
  • Im Urlaub arbeiten
  • Immer erreichbar sein
  • Sich ständig unterbrechen lassen

damit die Listen kürzer werden

Gehen Sie alle Aufgaben durch und streichen Sie, …

  • … was nicht mehr aktuell ist,
  • … was Sie nicht mehr interessiert,
  • … was überholt ist,
  • … was sonst jemand erledigt hat,
  • … was Sie problemlos weglassen können.

 

was wichtig oder dringend ist

  • Wichtig ist etwas dann, wenn es Sie zu Ihren Zielen führt oder wenn etwas auf dem Spiel steht. Sie dürfen agieren.
  • Dringend ist es dann, wenn etwas  sehr zeitnah erledigt werden muss. Sie müssen reagieren.

Der einfache Tagesplan

Die schlichteste Form der Planung besteht darin, sich jeden Tag nur drei Aufgaben vorzunehmen. Jede dieser Aufgaben sollten Sie in 30 bis 60 Minuten erledigen können.

Buchtipp

Ivan Blatter: Arbeite klüger – nicht härter. So holen Sie das Beste aus Ihrer Zeit, ohne sich auszubeuten. Methoden und Tools für ein neues Zeitmanagement
168 Seiten, ISBN 978-3-86910-776-9


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